مقدمة
السلام عليكم
سنتكلم اليوم عن ميزة هامة جداً في برنامج اكسترا للمحاسبة والإدارة، تجعله من أقوى البرامج المحاسبية وأكثرها مرونة..
هذه الميزة باختصار تتيح تخصيصَ التقارير عبر إضافة عددٍ غيرِ محدودٍ من الحقول المخصصة، عن طريق معادلات برمجية تقوم بجلب بيانات إضافية إلى التقرير، لا تتوفر افتراضياً فيه..
سنستعرض هذه الميزة من خلال مثالين:
المثال الأول
في المثال الأول سنضيف حقلاً إلى تقرير ميزان المراجعة، وظيفته إظهار محتويات حقل “ملاحظات” الموجودِ في بطاقة كل حساب، حيث أن هذا الحقل غير متاح في تبويب حقول التقرير، ولا عبر “إظهار/إخفاء أعمدة”..
لذا نحن بحاجة لجلبه عبر استعلام SQL مخصص من جدول الحسابات رقم أربعة من قاعدة بيانات برنامج اكسترا..
لإضافة حقل مخصص إلى التقرير يجب أن تكون خيارات التقرير محفوظة باسمٍ يمكن اختياره من قائمة “خيارات” في شريط أدوات التقرير، أما في حال لم يكن في القائمة سوى الخيارات الافتراضية، فيمكنني أن أحفظ خيارات التقرير باسمٍ جديد، عبر الضغط على زر “حفظ باسم” ثم إعطاء التقرير اسماً مناسباً ثم الضغط على “موافق”.
أختار الاسم الجديد من قائمة “خيارات” فيظهر زر “إضافة حقل” في شريط أدوات التقرير..
عند الضغط عليه تظهر نافذة تتيح إدخال معادلة برمجية مخصصة على شكل استعلام SQL، وهنا سألصق استعلاماً تم تجهيزه مسبقاً لجلب محتويات حقل الملاحظات الخاص بكل حساب في التقرير، من جدول الحسابات الموجود في قاعدة البيانات:
Select Notes From TBL004 Where CardGuide = @الحساب
إذا أردت قراءة هذه المعادلة البرمجية أو استعلام إس كيو إل باللغة العربية، فتصبح:
أَحضرْ حقل الملاحظات من الجدول رقم أربعة لكل حساب معروض في التقرير، والجُزء الأخيرُ من هذه المعادلة عبارةٌ عن متغير خاص ببرنامج اكسترا، يتغير عند كل سطر في التقرير بحيث يعطي المعرَّفَ الفريدَ الخاص بكل حساب..
ثم أضغط على “موافق” ، فتظهر رسالة تطلب إدخال اسم للحقل الجديد، فأكتب على سبيل المثال: “ملاحظات بطاقة الحساب”، ثم أضغط “موافق”.
فيتم إدراج الحقل الجديد في آخر التقرير.
الآن لنحدث التقرير عبر الضغط على زر “عرض” أو مفتاح إف خمسة..
فنلاحظ أن الحقل يعمل كما هو مطلوب..
ملاحظة: يجب الضغط على زر “حفظ” في شريط أدوات التقرير لتخزين خيارات الحقل الجديد..
المثال الثاني
سنضيف حقلاً جديداً إضافياً لتقرير “ميزان المراجعة”، يعرض رصيد الحسابات كما هو مسجل في القيد الافتتاحي بدون الاعتماد على تحديد التاريخ في التقرير ..
يفترض هذا المثال وجود سندِ قيدٍ مضافٍ مسبقاً عبر إدارة السندات، وفئته “قيدٌ افتتاحي”، وتم استخدامه لإضافة الأرصدة الافتتاحية للحسابات..
نعود إلى تقرير ميزان المراجعة ونتأكد من اختيار اسم خيارات التقرير الذي أضفناه سابقاً من قائمة “خيارات”، ثم نضغط على زر “إضافة حقل” في شريط أدوات التقرير..
عند الضغط عليه تظهر نافذة تتيح إدخال معادلة برمجية مخصصة على شكل استعلام SQL، وهنا سألصق استعلاماً آخر تم تجهيزه مسبقاً..
الغرض من هذا الاستعلام جلب رصيد كل حساب في التقرير من القيد الافتتاحي، بغض النظر عن تواريخ البداية والنهاية الخاصة بالتقرير:
Select Sum(Debit-Credit)
From TBL010
Inner Join TBL009 on TBL010.MainGuide=TBL009.CardGuide
Inner Join TBL038 on TBL038.MainGuide=TBL010.CardGuide
Where TBL038.AccountGuide=@الحساب
And TBL009.EntryMode=1 and TBL010.Posted=1
ما يفعله هذا الاستعلام هو طرح مجموع الأرصدة الدائنة من مجموع الأرصدة المدينة، والمأخوذة حصراً من القيد الافتتاحي، للحصول على رصيد كل حساب من القيد الافتتاحي أو القيود الافتتاحية في حال تعددت في نفس الملف..
لنضغط على “موافق” ، فتظهر رسالة تطلب إدخال اسم للحقل الجديد، فأكتب على سبيل المثال: “الرصيد في القيد الافتتاحي”، ثم أضغط “موافق”.
فيتم إدراج الحقل الجديد في آخر التقرير.
الآن أحدث التقرير عبر الضغط على زر “عرض” أو مفتاح إف خمسة، فنلاحظ أن الحقل يعمل كما هو مطلوب..
ملاحظة: يجب أيضاً الضغط على زر “حفظ” في شريط أدوات التقرير لتخزين خيارات الحقل الجديد..
تنسيق مخصص للأرقام
نلاحظ أن الحقل لا ينسق الأرقام افتراضياً، فلا يوجد فاصلة عشرية ولا فاصلة الألوف..
لذا إذا أردنا إضافة تنسيق مخصصٍ للأرقام التي يعرضها الحقل الجديد، نغلق التقرير ونعيدُ فتحه..
ثم ننتقل إلى تبويب “تخصيص” في أعلى التقرير، فنلاحظ ظهور الحقل الجديد الذي أضفناه ضمن قائمة “حقول إضافية” ، ونلاحظ أيضاً وجود خانة مخصصة لكتابة التنسيق المناسب..
لمعرفة ماذا يجب أن نكتب في هذه الخانة لعرض فاصلة الألوف مع الفاصلة العشرية، نفتح برنامج إكسل، ونكتب في خلية فارغة رقم ألفٍ مثلاً، ثم نضغط بالزر الأيمن على الخلية ونختار “تنسيق خلايا”..
من تبويب “رقم” نختار “الفئة”: “مخصص”
وهنا أستطيع التبديل بين التنسيقات المختلفة باستخدام أسهم لوحة المفاتيح حتى أرى التنسيق المناسب ضمن خانة “النموذج”..
فإذا وجدت نمط التنسيق المناسب، أنسخه من خانة “النوع”، وأعود لبرنامج اكسترا، وألصقه في خانة “التنسيق” الخاصة بالحقل الجديد، ثم أضغط على زر “حفظ” في الأعلى، وأغلق التقرير وأعيد فتحه..
أضغط على زر “عرض” أو مفتاح اف خمسة لعرض بيانات التقرير، فألاحظ أن البرنامج طبق التنسيق الجديد بنجاح..
يمكنكم مشاهدة الفيديو التالي حول نفس الموضوع:
لمزيد من المعلومات حول برنامج اكسترا للمحاسبة والإدارة، وغيره من منتجات شركة EasyBooks، لا تترددوا بالتواصل معنا أو مع أحد وكلائنا حول العالم..
Mobile – Whatsapp – Telegram
+17074000211